Die Eintragung erfolgt auf Antrag des Eigentümers an dem Kulturgut oder von Amts wegen. Zuständige Behörde ist das Bayerische Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst. Vor der Entscheidung über die Eintragung wird ein fünfköpfiger Sachverständigenausschuss gehört. Kulturgüter in kirchlichem Eigentum können nur auf Antrag eingetragen werden. Das Gesamtverzeichnis aller in den Ländern eingetragenen Kulturgüter wird länderübergreifend in einem Internetprtal veröffentlicht.

Mit der Eintragung sind für den Eigentümer steuerliche Vorteile verbunden. Zudem besteht in Fällen unzulässiger Verbringung in einen Mitgliedstaat der Europäischen Gemeinschaften (etwa bei Diebstahl) neben den jeweiligen zivilrechtlichen Herausgabeansprüchen auf der Grundlage der nach der Richtlinie 2014/60/EU erlassenen nationalen Vorschriften der Mitgliedstaaten ein unmittelbarer Rückgabeanspruch des Mitgliedstaates, aus dessen Hoheitsgebiet das Kulturgut unrechtmäßig verbracht worden ist, gegen den Besitzer.